Videoyhteys antaa kasvot etänä olevalle työkaverille. Viestintäasiantuntija Sanna Tuominen tietokoneen näytöllä, viestintäjohtaja Lotta Knuutinen kotitoimistolla. Kuva: Pete Koistila.

Sanna aloitti uuden työn etätöissä: Hyvä perehdytys ja tiimin tuki saavat työn sujumaan

Miten uuteen työhön perehdyttäminen ja työkavereihin tutustuminen tapahtuu, kun kaikki ovat toimiston sijaan kotona?

Uudessa työpaikassa aloittaminen on aina jännittävää. On opeteltava uudet työtehtävät, uudet tilat ja tutustuttava uuteen työyhteisöön. Tänä vuonna lisähaasteena on etätyö, joka monessa työpaikassa on jatkunut maaliskuusta asti.

Sanna Tuominen aloitti viestintäasiantuntijana Geologian tutkimuskeskuksessa (GTK) huhtikuussa 2020. Hakuprosessi helmi-maaliskuussa hoitui vielä kasvotusten järjestetyillä haastatteluilla. Työn alkaessa kaikki GTK:n viestinnän työntekijät olivat jo etätöissä.

Perehdyttää pitää etänäkin

GTK:n viestintäjohtaja Lotta Knuutisen viestintä- ja markkinointitiimissä on seitsemän asiantuntijaa. Sanna Tuominen on tiimin uusin jäsen ja ainoa pandemia-aikana rekrytoitu. Ensimmäisenä työpäivänään hän tapasi esimiehen kasvokkain toimistolla Espoossa. Sen jälkeen hän siirtyi työskentelemään kotiin.

GTK:ssa jokaiselle uudelle työntekijälle tehdään henkilökohtainen perehdytyssuunnitelma, ja perehdytys tapahtuu pidemmällä ajanjaksolla. Tavallisen perehdyttämisprosessin sijaan Knuutinen joutui miettimään, miten uusi työntekijä perehdytetään tehtäväänsä pääosin etänä.

– Perehdytyssuunnitelma on runko, jota kävimme toimistolla läpi. Meillä perehdytysprosessiin kuuluu, että siihen palataan muutaman viikon päästä ja käydään läpi mahdollisesti epäselviksi jääneitä asioita, Knuutinen kertoo.

Esimies: pidä yhteyttä

Ensimmäisten viikkojen aikana Knuutinen soitti Tuomiselle säännöllisesti ja kyseli työasioiden lisäksi myös kuulumisia. Tuominen kiittelee, että esimies otti vastuun yhteydenpidosta.

– Oli tärkeää, että uutena työntekijänä minun ei tarvinnut määrittää, onko kynnys yhteydenottamiseen korkea vai matala ja uskallanko soittaa. Työntekijälle se antoi viestin, että minusta välitetään ja työnantajaa kiinnostaa, miten työn aloitus on sujunut.

Suurimpina haasteina sekä Tuominen että Knuutinen pitävät satunnaisten kohtaamisten puutetta. Työkaveria tai esimiestä ei opi samalla tavalla tuntemaan, kun ei nähdä lounaalla tai kahvitauolla. Vaikka tukena on hyvä perehdyttämissuunnitelma, jää sen ulkopuolelle hiljaista tietoa.

Etätyössä uudella työntekijällä on iso vastuu siitä, että ottaa asioista selvää ja saa tarvitsemansa tiedon. Tuominen kertoo seuranneensa perehdyttämissuunnitelmaa tunnollisesti.

– Varmasti on asioita, jotka lähityössä olisivat tulleet esille ja nyt jäivät käsittelemättä. Toisaalta en voi tietää mitä en tiedä, hän naurahtaa.

Arkisessa työssä Tuominen ei ole havainnut haasteita työn sujumiselle. On toki asioita, joita ei voi oppia kuin paikan päällä. Kahdeksan kuukautta työn aloittamisen jälkeen hän ei esimerkiksi tiedä, mihin toimistolla viedään lähtevä posti.

Mikä?

Kun aloitat uudessa työssä etänä

  • Myönteinen asenne, älä pelkää etäperehdytystä
  • Ole omatoiminen, kysy ja ota asioista selvää
  • Huolehdi, että saat tarvitsemasi tiedon

Kun rekrytoit uuden työntekijän etätyöaikana

  • Jaa paljon tietoa
  • Anna selkeä käsitys työtehtävistä
  • Jätä aikaa rennommille kohtaamisille
  • Anna palautetta ja jaa onnistumiset

Työkaveri tarvitsee kasvot

Kun työkavereita ei tapaa, haastavinta on päästä osaksi työyhteisöä. GTK:ssa asia ei ole vieras. Viestintä- ja markkinointitiimin työntekijöistä kuusi työskentelee Espoossa ja yksi Rovaniemellä. Knuutinen pitää videoyhteyttä kokouksissa tärkeänä.

– Työkaveri jää helposti vieraaksi, jos hänestä kuulee vain äänen. Tavallaan etätyö on lisännyt tasa-arvoa, kun kaikki ovat videoyhteyden päässä.

Lähityössä toimistolla valtaosaa työkavereista nähdään joka päivä ja vaihdetaan ainakin muutama sana. Etätyössä ihmissuhteet jäävät helposti pintapuolisiksi, kun yhteydenpidon määrä on viikossa rajattu.

Jotta etänä oleva esimies ei jäisi etäiseksi, on Knuutinen toivonut tiiminsä ottavan häneen yhteyttä matalalla kynnyksellä. Hän myös pyrkii vastaamaan yhteydenottoihin pikaisesti.

– Etätyö on itsenäisempää ja perustuu molemminpuoliseen luottamukseen. Olen pitänyt tärkeänä, että yhteiset tapaamiset ovat kalentereissa ja niistä pidetään kiinni. Olemme kokeilleet myös virtuaalisia alustoja ja luovat ideointihetketkin on saatu toimimaan.

Työntekijä: ole rohkea

Välitön viestintä tiimin ja esimiehen välillä on helpottanut asioiden kysymistä. Sanna Tuominen kertoo tunteneensa itsensä tervetulleeksi ja saaneensa tiimiltä tukea ja apua työn aloituksessa. Apua on ollut myös aiemmasta työelämäkokemusta. Vaikkei aiempaa työelämäkokemusta olisikaan, hän kannustaa rohkeasti hakemaan uutta työtä myös etätyöaikana.

– Aloittaapa uuden työn etä- tai lähityössä, ovat perusasiat samat: työhön ja työyhteisöön tutustuminen sekä oman paikkansa löytäminen tiimissä. Olen ollut onnekas, että meillä on tällainen esimies ja työyhteisö, jossa tunnelma on hyvä.